Anasayfaya Dön

Agahiyên Giştî

ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI GÖREV TANIMLARI

BATMAN ÜNİVERSİTESİ
ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI 
GÖREV TANIMLARI 
 
 
 
 
GÖREV TANIMI : Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı (Daire Başkanı) 
 
Temel Görev, Yetki ve Sorumluluklar 
 
* Kurum içi ve kurum dışında Daire Başkanlığını temsil etmek, 
* Daire Başkanlığının harcama yetkililiği görevini yürütmek, 
* Daire Başkanlığına gelen evrakın ilgili birimlere havale edilmesini sağlamak, 
* Akademik takvim organizasyonunu yapmak,
* Eğitim-öğretim ile ilgili kararların uygulanmasını sağlamak, 
* Başkanlığın her türlü ihtiyaçlarını belirlemek ve karşılanmasını sağlamak, 
* Başkanlığın her türlü taşınır mal işlemlerini yaptırmak, 
* Daire Başkanlığının stratejik planını, faaliyet raporlarını ve brifing dosyasını 
hazırlatmak ve üst yönetime sunmak, 
* Başkanlığın kanunlaşan bütçesinin uygulanmasını sağlamak, 
* Başkanlığın mali yönetiminin ve kontrolünün mevzuata uygun yapılmasını sağlamak, 
* Üst Yönetim ve Genel Sekreterlik tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek, 
* Öğrenci İşleri ile ilgili her türlü yazışmanın ve dosyalamanın yapılmasını sağlamak, 
* Temel fonksiyon olarak belirlenen faaliyetlerin etkin, verimli, ekonomik ve nitelikli 
olarak yerine getirilebilmesi için kendinin ve astlarının faaliyetlerini programlamak ve 
çizelgelemek. Rutin işlerin formlara bağlanmasına, işlerin basitleştirilmesine çalışmak, 
sonucu Genel Sekreterlik Makamına iletmek. 
 
 
 
GÖREV TANIMI : Yazı İşleri 
 
Temel Görev, Yetki ve Sorumluluklar 
 
* Üniversite içi birimler ve üniversite dışı kurumlarla yazışmaların usulüne uygun 
yapılmasını sağlamak ve kontrol etmek, 
* Daire Başkanlığına gelen evrakların ilgili birimlere havale edilmesini sağlamak, 
* Daire Başkanlığı ile diğer Daire Başkanlık ve Akademik birimler arasında evrak ve 
bilgi akışı açısından koordinasyonu sağlamak, 
* Ders kayıtları organizasyonunu yapmak (süreçler, kayıt kılavuzlarının hazırlanması), 
* Kurum içi, kurumlar arası yatay geçiş ve çift anadal organizasyonunun yazışmalarını 
yapmak, 
* ÖSYM, YÖK, kurum içi, kurumlar arası ve öğrenci kontenjanlarının organizasyonu 
yapmak ve gerekli yazışmaların yapılmasını sağlamak, 
* Daire Başkanlığının stratejik planını, faaliyet raporlarını ve brifing dosyasını 
hazırlamak, 
* Daire Başkanlığının her türlü bakım-onarım, temizlik, tabela yazım, basım ve taşıt 
ihtiyacını belirlemek ve kurum içi birimler vasıtasıyla yaptırılmasını sağlamak,  Yurtdışından gelen ve kendi imkanlarıyla öğrenim gören yabancı uyruklu öğrenciler 
ile ilgili yazışmaları yapmak, 
* Mezun durumunda olup, henüz diploması hazırlanmamış öğrencilere mezun olduğuna 
dair yazı vermek, 
* Öğrenci disiplin cezalarının otomasyon sistemine işlenmek ve gerekli yazışmaları 
yapmak, 
* Harçsız pasaport talebinde bulunan öğrencilerin İl Emniyet Müdürlüğüyle yapılan 
yazışmalar, 
* Öğrenci afları ile ilgili yazışmalar. 
 
 
 
GÖREV TANIMI : Evrak Dağıtımı 
 
Temel Görev, Yetki ve Sorumluluklar 
 
* Gelen-Giden Evrak kayıtlarını yapmak, 
* Daire Başkanlığının gelen-giden evrak dağıtımını yapmak, 
* Kendisine verilen görevleri zamanında ve eksiksiz olarak, işgücü, zaman ve malzeme 
tasarrufu sağlayacak şekilde yerine getirmek, 
* Göreviyle ilgili evrak, taşınır ve taşınmaz malları korumak ve saklamak. 
 
 
 
GÖREV TANIMI : Mezuniyet İşleri 
 
Temel Görev, Yetki ve Sorumluluklar 
 
* Diploma hazırlamak ve dağıtım sürecinin takip etmek, 
* Mezun öğrenci bilgilerini kütüğe işlemek, 
* Diploma hazırlanırken bilgilerin eksik, hatalı yazılımı veya öğrenci bilgilerinde 
sonradan yapılmış olan değişiklikler nedeniyle diplomaların arka kısmına şerh 
düşülme işlemini yapma, 
* Diploma kaybı başvurularında mezuniyet yerine geçerli belge hazırlamak veya ikinci 
kez diploma düzenlemek, 
* Mezun ve ilişiği kesilen öğrencilerle ilgili kurum ve kuruluşlardan gelen yazılara 
amirlerine danışarak gerekli cevapları yazılı olarak bildirmek, 
* Mezun ve kaydı silik öğrencilerden gelen dilekçe taleplerine amirlerine danışarak 
gerekli cevapları yazılı olarak bildirmek, 
* Mezun ve kaydı silik öğrencilerle ilgili diğer işlemleri yapmak, 
* Kendisine verilen görevleri zamanında ve eksiksiz olarak, işgücü, zaman ve malzeme 
tasarrufu sağlayacak şekilde yerine getirmek, 
* Göreviyle ilgili evrak, taşınır ve taşınmaz malları korumak ve saklamak, 
* Diploma hazırlama ve dağıtım sürecinin organizasyonu ile takibini yapmak, 
* Diploma kaybı başvurularında mezuniyet yerine geçerli belge hazırlatmak veya ikinci 
kez diploma düzenletmek ve kontrol etmek, 
* Mezuniyet not ortalaması sıralamalarını hazırlatmak ve kontrol etmek, 
* Hazırlanan diplomaların dağıtım sürecini hazırlamak ve teslimini yaptırmak, 
* Mezunlar için Diploma Eki hazırlatmak, kontrol etmek ve teslimini yaptırmak,  Mezun olan ve kaydı silinen öğrencilerin ilişik kesme sürecini takip etmek ve 
onaylarını kontrol etmek, 
* Mezun olan öğrencilerin adres bilgilerinin son halini otomasyon sistemine girilmesini 
ve güncellenmesini sağlamak, 
* Talep eden mezunlar için diploma ve diploma eki fotokopilerinin “ASLI GİBİDİR” 
onayını yaptırmak, 
* Düzenlenen diplomanın bir nüshası öğrencinin dosyasına konulmak üzere 
arşivlenmesi, 
* Onur, Yüksek Onur belgelerinin hazırlanarak Fakülte/Yüksekokullara gönderilmesi. 
 
 
 
 
GÖREV TANIMI : Not İşlemleri 
 
Temel Görev, Yetki ve Sorumluluklar 
 
* Fakülte Yönetim Kurullarında öğrencilerle ilgili alınan kararların otomasyon 
sisteminden kontrol etmek ve bir suretlerinin öğrencilerin dosyalarına kaldırılmasını 
sağlamak, 
* Öğrencilerin intibak çizelgelerinin eğitim planlarına uygunluğunu ve otomasyon 
sistemine girişlerini kontrol etmek, 
* Af kapsamında gelen öğrencilerin öğrenim durumlarını takip etmek, 
* Sınav listelerinin dosyalanarak arşivlenmesini yaptırmak, 
* Mezun durumuna gelen öğrencilerin (bölüm öğretim planları ile almış oldukları dersler 
bire bir karşılaştırılarak) tespitini yapmak, 
* Mezuniyette dereceye giren öğrencilerin tespitini yapmak, 
* Öğrencilerden gelen yazılı ve sözlü talepleri incelemek ve gerekli cevapların 
verilmesini sağlamak, 
* Not Başarı Çizelgelerinin, Gençlik ve Spor Bakanlığı Yüksek Öğrenim Kredi ve 
Yurtlar Kurumu Genel Müdürlüğüne bildirmek, 
* Mezuniyet Tek Ders Not Bildirim Formlarının sisteme girilmesi, 
* Yatay geçiş, dikey geçiş vb. muafiyet notlarının sistemine işlenmesi, 
* Sınav listelerinin teslim alınması ve arşivlenmesi. 
 
GÖREV TANIMI : Öğrenci İşlemleri 
 
Temel Görev, Yetki ve Sorumluluklar 
 
* Mezuniyete hak kazanan öğrencilerle ilgili gerekli işlemleri yapmak, 
* Kurum içi, kurumlar arası yatay geçiş ve kendi isteği gibi nedenler ile kaydı silinecek 
öğrencilerin gerekli yazışmaları yapmak, 
* Staj belgelerinin; otomasyon sistem bilgisi ile kontrolünü yapmak ve dosyalamak, 
* Askerlik işlemlerini yapmak, 
* Merkezi sistemle alınan öğrencilerin kayıtlarının yapılarak kimlik kartlarının 
verilmesini sağlamak, 
* Kimlik hologram uygulama işlemlerini yapmak, 
* Sosyal Güvenlik Kurumundan yetim aylığı alan öğrencilerin öğrenim durumlarını 
takip etmek ve Sosyal Güvenlik Kurumu ile ilgili yazışmaları yapmak,  Yatay geçişle gelen öğrencilerin evraklarını geldikleri Üniversitelerden yazı ile 
istemek ve alındığına dair bilgilendirme yazışmalarını yapmak, 
* Yeni kayıt dosyalarını kontrol etmek ve ek kontenjanları belirlemek, 
* İstatistiki bilgilerin takibini, düzenlenmesini ve ilgili yerlere ulaştırılmasını sağlamak, 
* Yatay ve Dikey geçiş kontenjanlarını derlemek ve zamanında web sayfasında ilan 
etmek, 
* Burslarla ilgili işlemlerin yapılmasını ve takibini sağlamak, 
* Stajlarla ilgili öğrenci kontenjanlarını ilgili birimlere bildirmek, 
* Birim içinde etkin bir kayıt ve dosya sistemi kurmak, yürütmek ve geliştirmek, 
* Akademik takvimin hazırlanması, ilgili yerlere bildirilmesi ve web sayfasında ilan 
  edilmesini sağlamak, 
* Yeni Kayıt olacak öğrencilere ilişkin kayıt duyurularını (kayıt yeri,kayıt tarihi,kayıt 
için gerekli belgeler) web sayfasında yayımlamak, kayıt işlemlerini gerçekleştirmesini 
sağlamak, 
* Özel Yetenek sınavını kazanarak kayıt yaptıran öğrencileri ÖSYM Başkanlığına 
bildirmek, 
* Farabi ile yurt içinde öğrenim gören öğrencilerimizin ders intibakları hakkında alınan 
 kararların sisteme işlenmesi vb. işlemler, 
* Öğrenci Bilgi Sisteminin yürütülmesini sağlamak, 
* Ders Kayıtları ile İlgili İşlemlerin takip edilmesi, 
* Fakülte/Yüksekokul/Enstitülerin Kullanıcı, Öğretim Üyesi ve Öğrencilere sistem 
hakkında teknik destek vermek, 
* Normal, Ek ve Dikey Geçiş kontenjanların ÖSYM Başkanlığına bildirmek, 
* Yeni kayıt yaptıran, yatay geçiş, dikey geçişle gelen ve yabancı uyruklu öğrencilerin 
bilgi formlarının ilgili kurumlara gönderilmesi, 
* Yönerge değişiklikleri ile ilgili yazışmalar, 
* Diğer öğrencilik işlemlerini yapmak, 
* Öğrencilerden gelen dilekçe taleplerine gerekli cevapları yazılı olarak bildirmek. 
 
 
 
GÖREV TANIMI : Yabancı Uyruklu Öğrenciler 
 
Temel Görev, Yetki ve Sorumluluklar 
 
 
* Yabancı uyruklu öğrenci kontenjanlarının belirlenmesi ve ÖSYM Başkanlığına 
bildirilmesi, 
* Yabancı uyruklu öğrenci kontenjanlarının web’de ilan edilmesi, 
* Yabancı uyruklu öğrenci başvurularının değerlendirilmesi, yerleştirmenin yapılarak 
sonucun web’de ilan edilmesi, 
* Boş kalan kontenjanların belirlenerek, ilan edilmesi ve başvurusu kabul edilen 
öğrencilerin yerleştirilmesi, 
* Üniversitemize kabul edilen yabancı uyruklu öğrenci listelerinin ilgili 
Fakülte/Yüksekokullara gönderilmesi, 
* Mezun, ilişiği kesilen, kendi isteği ile kayıt alan, izinli sayılan yabancı uyruklu 
öğrencilerin ilgili kurum ve kuruluşlara bildirilmesi, 
* Yabancı uyruklu öğrenci istatistiklerinin hazırlanması, 
* Yabancı uyruklu öğrencilere ait her türlü işlemleri yapmak. 
  
 
GÖREV TANIMI : Satın Alma ve Tahakkuk İşleri 
 
Temel Görev, Yetki ve Sorumluluklar 
 
 
* Daire Başkanlığı ihtiyaçlarının tespiti ve ödenek istek formlarının doldurulması, 
* Malzeme alımı için gerekli yazışmaları yapmak, kurulan komisyonca alımın 
gerçekleştirilmesi, 
* Alınan malzeme ve malzeme miktarının ilgili komisyon tarafından kabulü, Taşınır 
Kayıt Sistemine işlenmesi ve ödeme evraklarının düzenlenmesi, 
* Alınan malzemenin birim içinde ihtiyaca göre dağıtımının yapılması, 
* Her türlü taşınır giriş, tüketim ve çıkış işlem fiş/raporlarının Strateji Geliştirme Daire 
Başkanlığına bildirilmesi, 
* Yolluk, avans gibi hesaplamaların muhasebeleştirilmesi, 
* Satın alma ve tahakkuk ile ilgili diğer işler.